我国西部地区首次举办的综合性国际体育赛事——第31届世界大学生夏季运动会（以下简称“大运会”）于7月28日至8月8日在成都举办。
这样一场大型赛会如何做到赛事井然有序、协同高效？背后藏着怎样的智慧密码？
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一、最快3分钟，赛事数据显示在指挥中心
本届成都大运会赛事任务事项多、涉及面广，执委会工作人员数据收集汇总的压力非常大。若以传统打电话、社交平台聊天群的方式收集，容易造成信息的重复错漏。
在位于交子金融中心的MOC大运会指挥中心，赛区、场馆、酒店、活动、赛事举办等运行数据井井有条地呈现在指挥中心大屏上；工作计划、方案、报表等各类文件在线传输，且流转快速；几十个协作团队互通有无。同时，文档权限管控功能设置了“管理员”“仅查看”“允许编辑”等各类不同的功能权限，保障了整个文档传输过程及使用过程中的安全性。
这些有序的数据汇总源自WPS智能表单的运用，各专班提交表单后实时传送到指挥中心，通过webhook技术解析导入，3～5分钟便可在大屏上呈现出来。
“WPS智能表单可以满足多应用系统的集成调用。通过表单数据传输和反馈，实现各个层级应用系统之间的互联互通”，金山办公西南大区总经理张晓清介绍说，执委会可以一目了然地看到各个业务板块的运行情况，保障高效运行。
二、管理省时50%，服务赛事客房过万人次
在环球中心洲际酒店，各种参会群体熙来攘往，赛事客房管理工作繁杂琐碎。大运会执委会服务保障中心数据组专员曾毕力告表示，他们接到的任务涉及20多家酒店、10多个不同的对应客群，上万人入住信息需要统计。
“为此，我们在进行赛事客房管理时，使用了一个‘秘密武器’”，据大运会执委会环球中心洲际酒店专班组专员谭靖川介绍，每天处理并接待团体旅客入住后，他们就通过WPS智能表单汇总各种房型的使用情况，统计应入住、实际入住、未入住，以及退房人数，掌握剩余房间数量等信息，同时记录酒店专班运行状态；并通过表单把这些数据实时上报至执委会，以便全面协调和统筹大运会嘉宾接待工作，提升整体工作效率。据统计，WPS智能表单已服务23个酒店柜台，涉及过万人次流量，工作人员汇总统计报表的时间比之前节省一半。
三、构建知识库，“一办九部”近千成员高效协同
大运会执委会宣传部（开闭幕式部）市场开发处高级主管陈倩表示，截至目前，成都大运会已经产生了八万多份在线文档。如果将这些文档全部打印成纸质文件，足够填满一个足球场了。那么如何保证各类文件的高效流转，减少信息损耗，提升办公效能呢？
大运会执委会通过WPS 365搭建了精细化的部门架构，管理执委会“一办九部”、近千成员日常协作文档，并以此构建起一套包括赛事筹备、运营、管理的完整知识库。借助知识库共享功能，大运会执委会及赛事相关方快速积累大型体育赛事组织经验。同时，在信息安全管理方面，通过文件后台权限设置，更好地抵御了人员流动带来的泄露风险。
陈倩表示，在这一场综合性国际体育赛事中，执委会的工作非常繁重。WPS 365助力大运会实现“智慧办赛”，为后续成都举办重大赛事活动提供了宝贵经验。
“我们希望WPS 365的数字化能力能够完全赋能给大运会，让大运会的每一个人都能够享受到我们数字化时代带来的便捷”，金山办公大运会项目经理赵静表示，作为成都大运会办公软件官方独家供应商，从今年4月开始，金山办公WPS 365的产品应用在包括45个场馆、10个专项运行中心、23个酒店在内的78个场所点位，已覆盖服务5万人员。
